Enhver forretning kræver en database over aktuelle og potentielle kunder, som du måske arbejder med. CVR, EAN, e-mails og telefonnumre, forretningsforbindelser, titler og fagområder bør kunne registreres forsvarligt i et såkaldt CMS-system, Customer Management System. Har du sådan et?
Når kunden er i hus, hvilke aftaler og kontrakter er så gældende og hvilke er udløbet? Denne arbejdsgang skal kunne styres, så systemet kan ”poppe op” med næste tiltag og deadline i en aktuel sag, så intet bliver glemt. Alle dokumenter, e-mails og anden korrespondance bør jo altid gemmes sammen med sagsakter og hændelser vedrørende projekter, kunder og medarbejdere. Er du enig?
Hvad er det, du booker? Er det events, undervisning, lokaler eller vikarer? Et bookingsystem kan håndtere, HVEM der booker, HVOR arrangementet afholdes, HVEM der er involveret, HVAD der skal ske og HVORNÅR det sker.
Hvordan foregår så din booking? Bliver du ringet op og registrerer oplysningerne lokalt på din pc, eller skal kunden selv kunne booke dine varer og serviceydelser direkte på din hjemmeside? Og hvis du endnu ikke har en hjemmeside, skal du så have den udviklet først? Måske med en webshop? Alle varer og ydelser kan jo hentes og præsenteres på hjemmesiden og opdateres automatisk - er det relevant for dig?
Hvis din kunde skal kunne booke online, skal kunden så have adgang til sin egen profil, se og administrere egne oplysninger, se varehistorik og bestille dine ydelser derfra? Skal kunden automatisk modtage kvitteringer og statusopdateringer på e-mail eller SMS? Vil det være rart, hvis kunden selv kan aflyse online?
Er dine varegrupper logisk opdelt, så du hurtigt har adgang til varer og serviceydelser? Er det relevant at kunne samle dine varer i en pakke, så du fx kun tilbyder én pris for et samlet arrangement? Er der afgifter på dine varer, og har du styr på moms i og uden for EU? Tilbud og kontrakter skal genereres som pdf, ikk?
Resulterer din booking i forventede aktiviteter for andre faggrupper i huset, for kunden eller for andre leverandører? Er det køkkenet eller restauranten, der bliver involveret, opsyn og service, receptionen, AV- eller IT-afdelingen, som nu skal udføre en opgave eller blot adviseres om opgaven?
Skal arbejdsgangene kunne aktiveres over en mobiltelefon, eksempelvis når en vagt startes og afsluttes for en vikar eller en medarbejder? Skal medarbejderne – og kunden også - adviseres før et arrangement? Måske har du ovenikøbet brug for en mobilapp til dialog med både kunder og medarbejdere?
Hvordan skal dine kunder afregnes? Findes der en abonnementsaftale med kunden med faste priser eller skal afregningen ske på baggrund af varelinjerne i bookingen? Indgår transporttid? Skal der indgå et faktureringssystem eller skal elektroniske fakturaer og kreditnotaer afsendes til et regnskabssystem, såsom Navision Stat eller Microsoft Dynamics 365 Business Central. Eller skal alt sendes til din revisor?
Skal dine medarbejdere kunne tilknyttes en booking? Hvilke kompetencer skal du så kunne søge frem for hurtigt at kunne ekspedere denne booking? Hvilke fagområder skal tilknyttes bookingsystemet, og skal det ske efter en given overenskomst? Skal mere end én medarbejder kunne tilknyttes bookingen, og hvordan er prioriteringen i givet fald? Måske ønsker du en form for automatisk rotation?
Hvordan planlægges medarbejdernes tid? Hvem har dagvagter, og hvem kan eventuelt arbejde i weekenden? Vagtplanen bør jo kunne ses fra bookingsystemet, så ledige medarbejdere med de rette kompetencer kan vises for en given dato og tilknyttes dine arrangementer.
Skal medarbejderne selv kunne logge ind i systemet for eventuelt at se deres egne arbejdsopgaver? Skal de kunne godkende opgaver og have mulighed for at fravælge en vagt? Er vagtskifte tilladt at foretage selv? Er det her lønsedlerne ses og en opslagstavle kan vise de nyeste meddelelser og faglig dokumentation?
Hvordan skal medarbejdere og vikarer aflønnes? Skal der kunne indberettes til et sekundært lønsystem? Hvordan håndteres aften- og weekendtillæg og eventuelt bonusordninger, firmabiler og transport?
Hvilke administrative lister, rapporter og pipelines ønsker du? Skal din bestyrelse have et fast udtræk af bookinger, faktureringer og kundetilvækst? Et dataudtræk med status over sidste kvartal i forhold til året før, præsenteret med kurver måske? Hvilke statistikker og datalister kunne du tænke dig?
Ønsker du at få feedback fra dine kunder og medarbejdere? Ville en tilfredshedsanalyse være relevant at få integreret i arbejdsgangene, så dine kunder modtager et online spørgeskema efter et endt arrangement? Tilsvarende vil det måske være interessant at undersøge om dine vikarer og medarbejdere også trives? Måske med sammenligninger, benchmarks, mellem afdelinger og andre firmaer?
Vil det være relevant for dig at kunne udtrække maillister til nyhedsbreve og direct mails? Måske udvælge kunder fra sidste år til nye kampagner og innovative tiltag? Benytter du telemarketing og har behov for at kunne opstille en række standardiserede spørgsmål og få svar via telefoncanvas? Dette skal kombineres med kundelister, som er udtrukket fra en ekstern kilde fra marketingafdelingen i din virksomhed?
Hvor mange brugere forventer du, der skal tilgå dette system? Skal der være differentierede rettigheder, så der skelnes mellem administratorer, superbrugere og daglige brugere, fx? Andre, leverandører måske? Hvem er administratorer på systemet og tildeler login til brugere? Gør I det selv i jeres virksomhed eller er vi ansvarlige?
Ønsker du, at informationer fra dit system præsenteres fx i informationsskranken eller på en ekstern infostander? I forhallen vil din kunde få en velkomsthilsen og praktiske oplysninger om mødested og navn på omviseren. Kasseapparatet skal måske også indeholde dine varer direkte fra databasen?
Skal data registreres hos Datatilsynet? Skal vi være opmærksomme på, at persondata såsom CPR-numre registreres? GDPR tager vi ansvaret for og sikrer dig, at dine kunders data behandles korrekt.
OK, hosting skal du så ikke bekymre dig om. Alle vores systemer hostes i skyen hos ScanNet, hvor vi har ansvaret for drift og datasikkerhed, så denne del håndterer vi, når du først har en aftale med ComVis. Du og dine brugere vil få en sikker online adgang alle steder fra 24/7.